Le VRAI du FAUX du FLEX OFFICE

Depuis plus d’un an, nous vivons une adoption massive et décomplexée du télétravail. C’est une avancée considérable dans l’évolution des modes de travail qui vient questionner le rôle du bureau et son occupation. Le constat est flagrant, les bureaux sont vides ! De nouveaux paradigmes avec lesquels doivent composer dirigeants, directeurs financiers, mais également les directeurs des ressources humaines. C’est dans ce contexte que le Flex office est naturellement réapparu dans les réflexions immobilières. Tout le monde en parle, certaines entreprises y réfléchissent, mais peu ont encore sauté le pas… Les définitions, les modalités divergent et de nombreuses idées reçues circulent à son sujet. Faisons le point sur les a priori qu’il suscite et découvrez quelques conseils pour sa mise en œuvre.

« Je vais gagner en superficie en passant en Flex office »

VRAI !

15 à 25%… c’est la fourchette moyenne de gain de surface que nous constatons généralement après un passage en Flex office. Mais attention, post crise sanitaire c’est un Flex office nouvelle formule qui voit le jour : l’ambition est d’aller plus loin qu’une simple libération mathématique des m² et de redistribuer ces m² gagnés au profit d’espaces collectifs ou collaboratifs correspondant aux « nouveaux » besoins des équipes. La politique de télétravail, l’organisation du nomadisme, la détermination du taux de foisonnement, la définition des usages, seront autant de paramètres à prendre en compte pour dimensionner les espaces et déterminer les gains potentiels.

« Je dois changer l’aménagement de mes locaux pour passer en Flex office »

FAUX !

Il n’est pas impossible d’observer des organisations testant le Flex office tout en conservant les bureaux actuels. Cela fonctionne pour des équipes de petites tailles ou dans des espaces cloisonnés. On attribue par exemple un bureau individuel pour 2 collaborateurs qui s’organisent en roulement. Bien que cette solution ne soit pas idéale, elle permet néanmoins à la fois de tester de nouvelles pratiques sur les équipes, mais également de libérer à court terme des surfaces de bureau pour répondre à un besoin de trésorerie immédiat sans travaux. Il semble tout de même difficile à projeter sur le long terme et il ne faut pas imaginer cette phase comme une étape 1 du passage en Flex mais plus comme un mode dégradé qui sera sans doute plus compliqué à promouvoir auprès des collaborateurs.

« Le Flex office contribue à une réduction de coût »

VRAI !

Le passage en Flex office permet presque systématiquement une optimisation des m² (gain de surface de 15 à 25%). Par conséquent c’est autant de surfaces sur lesquels les entreprises ne paieront plus de loyers, de charges ou de taxes. Mais ces gains économiques seront effectifs si et seulement si l’entreprise décide de rendre ces m² gagnés plutôt que de les redistribuer.

« Je peux passer en Flex office seulement si j’étends ma politique de télétravail »

FAUX !

Le Flex office a vu le jour bien avant la généralisation du télétravail ! 0,8 (8 postes de travail pour 10 collaborateurs) : c’est le taux de foisonnement qui peut naturellement être mis en place sans télétravail, rien qu’avec un cycle d’entreprise « classique » (jours de formations, RTT, absence, maladie…). Néanmoins, le recours au télétravail peut faciliter l’adhésion au Flex office, notamment contre l’effet « bureaux vides », et va permettre d’atteindre des taux de foisonnement financièrement intéressants.

« Le Flex office ne s’applique pas à tous les métiers »

VRAI !

Certains métiers spécifiques ou qui nécessitent des équipements IT particulièrement lourds ne sont pas éligibles au Flex office. Il faut toujours étudier les profils et les usages. En revanche, de plus en plus de profils que l’on n’estimait pas « compatibles » au Flex office le deviennent, notamment pour des questions d’exemplarité auprès des équipes (les COMEX, les équipes RH…).

« Le Flex office est un vecteur d’attractivité pour mon entreprise »  

VRAI !

Post confinement, 82%* des collaborateurs annoncent vouloir revenir au bureau pour collaborer, partager, brainstormer. En pariant sur la flexibilité et la diversité des espaces, c’est toute l’expérience collaborateur, et même visiteur, qui est repensée, se muant en véritable atout pour la marque employeur. Il y aura effectivement moins de postes de travail que de collaborateurs, il n’y aura cependant pas moins de positions de travail puisque le collaborateur pourra naviguer entre zones de concentration, salles de brainstorming, espaces de coworking, bulles de confidentialité…  L’optimisation des surfaces sera donc réelle mais mesurée selon la diversité et le nombre de ces nouveaux lieux créés.

*Selon le baromètre PARELLA 2020 sur l’évolution des modes de travail et l’aménagement des bureaux

« Le Flex office favorise la sérendipité »

VRAI !

Le Flex favorise le nomadisme au sein des locaux de l’entreprise et va créer naturellement des occasions de rencontres fortuites (mais finalement très organisées) qui sont l’essence même de la sérendipité.

« Le Flex office est plus facile à mettre en place en open space »

VRAI ! 

C’est pour cela que nous disons souvent que l’open space est la rampe de lancement du Flex office : « ready to flex ». Il est plus modulaire et va permettre d’optimiser la surface dédiée aux espaces de travail au profit des espaces collaboratifs/collectifs. Il permettra également de foisonner davantage sur les équipes volumineuses, et donc de libérer des m² pour des espaces collectifs ou pour optimiser la surface.

« Le Flex office dépersonnalise les bureaux et espaces »

FAUX !

Le Flex office marque certes une perte de repères, mais de repères individuels (MA place attribuée, MES photos, MES trophées, …), au profit de repères collectifs. Le Flex est donc l’opportunité pour le collectif et l’entreprise d’affirmer valeur, image et ADN, de donner un sens aux bureaux et aux espaces, de mettre l’équipe au centre de la dynamique.

 

« Le Flex office : une opportunité ? »

Dans ce contexte de crise économique et sanitaire le Flex office est devenu le levier principal d’optimisation de surfaces et permet aussi de renforcer « l’activity based working » (=choix de l’environnement de travail en fonction des usages). Certes le Flex office ne s’adresse pas à tous mais c’est une opportunité de changer notre rapport au bureau qui demain sera moins porté par son aspect statutaire mais plus par les usages qu’il permet.

Le Flex office peut permettre d’aménager plus d’espaces dédiés au lien social, à la collaboration et moins d’espaces pour l’exercice plus solitaire du travail qui s’accommode aisément avec un format télétravail.

Gardons le meilleur du bureau, des hommes, des femmes, et créons des environnements qui donnent envie en y mettant plus de style et de supplément d’âme… c’est peut-être la recette du bureau de demain et le Flex peut y contribuer.