Flex Office : retours d’expérience et perspectives

Septembre 2021

Lors d’un webinar organisé par l’EBG (1er club de l’innovation digitale), Ludovic Legendre, associé directeur de l’activité P&T chez Parella recevait 2 invités pour échanger sur le thème de « L’immobilier d’entreprise à l’heure du flex-office : vers une nouvelle organisation ». Nos deux invités, Laurent Lesmarie, Responsable du département Immobilier Tertiaire et Social chez la SNCF et Xavier Perrin, Vice President Global Real Estate chez Schneider Electric, ont pu dialoguer autour de 3 idées principales.

L’acceptation de la crainte du Flex Office.

Il n’est pas anormal que Flex Office paraisse anxiogène. Il faut reconnaitre et accepter cette crainte.

Le premier élément de réponse réside dans l’objectivation, afin de ramener la discussion du ressenti sur le terrain du rationnel. Pour cela, plusieurs outils peuvent être utilisés : le taux de fréquentation des bâtiments grâce au badge d’accès, et le taux d’occupation des positions de travail, au poste dès lors qu’ils sont non attribués et en salle de réunion et tout espace informel. Ces données permettent d’exposer plusieurs choses. D’une part, de prendre conscience, pour les collaborateurs et partenaires sociaux, de la réalité de l’occupation. D’une autre part, de voir dans le cadre d’une expérimentation les espaces qui fonctionnent et ceux qui fonctionnent moins pour ainsi pousser au maximum l’optimisation et la transformation des espaces en cohérence avec les usages observés.

Le second élément de réponse passe par l’accompagnement des collaborateurs via une étude poussée de leurs besoins, afin de poursuivre ces adaptations régulièrement après la livraison des espaces, en lien avec l’évolutions des organisations et des usages.

L’enthousiasme de Laurent pour un meilleur environnement de travail

Ces derniers mois, les équipes ont été capables de s’adapter à un véritable cataclysme quant à leurs conditions de travail. Il faut avoir confiance dans la capacité des collaborateurs et des managers à s’adapter à ces environnements de travail dynamiques visant à leur apporter confort et performance. Les retours sont positifs. Et si vous craignez la perte de contact, bien au contraire, ce nouveau mode de fonctionnement se singularise par une appropriation communautaire de l’espace, passer du « je » au « nous » [Laurent]. Exit la photo du chien sur le bureau, mais bienvenue chez nous.

Les astuces de Xavier pour rendre l’immobilier flexible

Mais dès lors qu’on parle d’environnements dynamiques en perpétuelle évolution, comment maitriser les coûts alors que les surfaces et leur aménagement représentent des immobilisations importantes ?

Deux solutions sont à l’étude chez Schneider Electric [Xavier] :

D’abord à l’échelle de la prise à bail, des contrats de location au poste de travail, avec des modulations annuelles, à l’opposé du traditionnel bail de 9 ans, une éternité à l’échelle des évolutions organisationnelles actuelles.

Ensuite au niveau de l’aménagement dont les adaptations sont coûteuses en dépose de cloison et adaptation de CVC. Pour s’ajuster, on peut privilégier des solutions de type mobilier (sans travaux) voir des aménagements modulables sous contrat de location tel un « service d’aménagement » pour lequel on ne paie que ce l’on consomme, charge à l’aménageur de réaliser les ajustements.

En synthèse de cette heure d’échanges, vous avez le droit de ne pas y croire mais la transformation est en marche. Ça va bien se passer. Et il nous reste un formidable champs de possibilité à explorer dans les nouveaux modes de travail.

Julie-Maud Godard, Director People & Transformation chez Parella