5 conseils concrets pour accompagner vos équipes dans le reconfinement

16 novembre 2020

A peine le collectif ressoudé, nous voici repartis pour une deuxième phase de confinement mais quelque peu différente de la première : les règles sont plus souples pour permettre la continuité de l’activité, et surtout, les enfants sont à l’école !

Aujourd’hui, l’enjeu prioritaire des organisations est donc de maintenir le collectif et l’efficacité opérationnelle dans un contexte sanitaire encore incertain, où le recours au télétravail n’est pas une option. L’objectif est de réussir ce nouveau confinement mais aussi de préparer les éventuels prochains…

Le télétravail va s’inscrire durablement, les entreprises vont devoir mettre en place une organisation hybride qui fonctionne tant en présentiel qu’à distance.

 

Voici 5 conseils pratiques à partager à vos équipes durant cette « deuxième vague »

Le prérequis à la mise en place des 5 conseils ci-dessous est d’établir un retour d’expérience (REX) pour apprendre de ses erreurs et ancrer les bonnes pratiques. A ce jour les trois meilleures solutions pour réaliser un REX sont :

  • Une enquête interne auprès de vos collaborateurs
  • Des réunions collectives spécifiques pour des populations ciblées : équipe, management, RH, Direction
  • Des entretiens individuels pour les petites équipes

 

Conseil n°1 : Mettre en place une animation d’équipe dès maintenant

Incitez les managers à mettre en place des rituels d’équipe.

Voici par exemple un rythme éprouvé : 1 réunion hebdomadaire d’équipe d’1 heure, 2 points informels de 15 minutes « Happy Monday » et « Coffee time » en début et fin de semaine.

Challengez les équipes, profitez de l’arrivée des fêtes de fin d’année pour lancer des concours, des activités virtuelles…

 

Conseil n°2 : Adopter une organisation d’équipe qui peut perdurer

Maintenir la performance opérationnelle reste une priorité. Amenez vos équipes à se poser les bonnes questions : quels sont les outils auxquels ont adhéré les équipes ? Comment mettre en place un suivi qui fonctionne tant à distance qu’en présentiel ?

Il s’agit de ne pas perdre de temps à recréer des templates, des plannings, des plans d’action etc… Digitalisez les process et les fonctionnements pour les faire perdurer.

L’offre est large mais ne multipliez pas les outils. Capitalisez sur ceux qui fonctionnent et qui sont déjà éprouvés par vos équipes.

Par exemple, proposez à vos managers de créer un tableau de management visuel (sur Powerpoint, Klaxoon, outil dédié, etc.) qui soit simple à mettre à jour et qui permette de suivre les indicateurs clés de l’équipe (suivi des actions, feuille de route, indicateurs de performance, mood de l’équipe, etc.). 

 

Conseil n°3 : Préparer le collectif à la période de fin d’année

Novembre est le début de la période des entretiens de fin d’année, et il est probable qu’ils se déroulent à distance… Les équipes sont-elles prêtes à recevoir du feedback à distance ? Les managers sont-ils formés pour faire des retours en visio ? Les messages ne passent pas comme en présentiel et la communication n’est pas la même : formez, communiquez sur ces sujets pour préparer le collectif.

Accompagner les managers :

  • Formation de management à distance – Focus sur le feedback,
  • Kit de communication avec des questions supplémentaires et spécifiques au contexte à intégrer à l’entretien de fin d’année

Accompagner les collaborateurs :

  • Visio-conférence
  • Guide de « Bien communiquer à distance »
  • Boite mail dédiée pour recueillir les inquiétudes

 

Conseil n°4 : Prévenir les Risques Psycho-Sociaux (RPS) des équipes et du management

Lors du premier confinement nous avons principalement évoqué les Risques Psycho-Sociaux des collaborateurs : le management est aussi confronté à ces risques. Les managers sont depuis le début de la crise sanitaire sur-sollicités. Ne concentrez pas tous les efforts seulement sur les équipes. 

C’est un confinement plus souple certes, mais il ne veut pas dire que chacun l’accepte et le vive mieux. Il nécessite toujours une écoute particulière.

Prévenir les RPS des managers :

  • Cellule d’écoute externe
  • Co-développement managérial
  • Visio-conférence entre pairs, avec les RH et la Direction

Prévenir les RPS des collaborateurs :

  • Baromètre
  • Entretien individuel / réunion collective spécifique
  • Cellule d’écoute

 

Nous terminerons avec un dernier conseil simple, efficace et indispensable :

 

Conseil n°5 : Communiquer

Ce ne sera jamais assez répété mais la communication interne est un véritable pilier de la cohésion et de la dynamique interne : c’est l’un des grands apprentissages de la première période. Plus que jamais l’entreprise doit être à l’écoute et informer au fil de l’eau ses collaborateurs, faire preuve d’empathie, de bienveillance et de transparence. Informez sur la vie de l’entreprise, les réussites pendant cette période, l’impact sur l’activité s’il y en a.

 

 

Rédacteurs :

  • Constance Corpechot – Manager People & Transformation Parella
  • Diane Mendes – Senior Consultant People & Transformation Parella

 

Nous pouvons vous accompagner sur ces sujets :

 

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