Dans le cadre d’une relocalisation partielle, l’unité du groupe est à soigner, afin que les collaborateurs déplacés sur les sites satellites conservent le sentiment d’appartenance au groupe. 

Pour les collaborateurs ayant l’habitude de vivre sur un mono-site, cet éclatement des localisations se doit d’être accompagné :

En marquant l’appartenance au groupe

Logo, couleurs, communication unifiée sur les écrans d’accueil… il est important d’apporter une attention particulière à ce que chaque site reflète l’ADN du groupe.

(c) Thibaud Poirier pour Parella

Lors des relocalisations, il est important de garantir une équité dans l’accès aux services pour l’ensemble des collaborateurs, tout en ajustant les services à leurs besoins et attentes. Il faut également adapter les modalités en fonction de la taille des sites et de leur distance au site principal.

Voici quelques exemples d’adaptations des services principaux :

• La restauration est toujours le premier sujet de préoccupation des collaborateurs au quotidien. Ce qui dicte l’offre dépend essentiellement aux surfaces disponibles pour la cuisine. Afin d’assurer une bonne diversité et qualité de service malgré une surface réduite en back office cuisine, le choix d’un self en cuisine déportée peut être fait.
• La présence du Comité d’entreprise est également un signal fort pour les collaborateurs. Des permanences régulières sur les sites distants permettent de maintenir le niveau de service auprès des collaborateurs. A noter que cela peut être une charge lourde pour les membres du CSE.
• Sur le sujet de la conciergerie, des casiers connectés peuvent permettre de répondre aux besoins de proximité en pressing et cordonnerie.
• Pour le service de prévention et santé au travail, selon la taille du site, on pourra mettre en place une infirmerie ou une organisation de permanences.

(c) Thibaud Poirier pour Parella

Au-delà de l’accueil de collaborateurs complémentaires, une fusion se traduit également par le rapprochement d’équipes, pour amorcer les collaborations futures. Un important travail de préparation et de construction de ce nouvel ensemble est nécessaire avant de réaliser les différentes phases de déménagement.

Cela se traduit par un remaniement des implantations spatiales afin d’assurer cette cohésion des équipes :

En étudiant les liens de proximité entre les équipes et leurs besoins spécifiques (réception client, …). Cette étude permet de définir une organisation spatiale optimale et d’établir un nouveau macro-zoning.

Le transfert sur un nouveau site peut également être l’occasion de rassembler les collaborateurs d’une entité et de fédérer un collectif. Dans le cadre de la création d’une filiale, cela revêt toute son importance d’un point de vue interne et externe.

Le transfert sur un nouveau site peut également être l’occasion de rassembler les collaborateurs d’une entité et de fédérer un collectif. Dans le cadre de la création d’une filiale, cela revêt toute son importance d’un point de vue interne et externe.

Le fait de transférer cette entité sur un bâtiment indépendant met en valeur son identité :

En affirmant les valeurs de la filiale dans la décoration des espaces. Cela peut se faire par la déclinaison autour de la couleur du logo dans le hall d’entrée et les espaces de vie, par un l’habillage des circulations et la végétalisation des espaces de travail, faisant du nouvel l’immeuble un lieu identitaire pour les équipes.

(c) Thibaud Poirier pour Parella

En mettant en place des modes de travail et des espaces spécifiques à cette activité. La création d’une filiale est souvent impulsée par une dynamique nouvelle, avec des modes de travail projet et agile. Mettre à disposition des équipes les espaces adaptés leur permet de gagner en performance et en attractivité.

Il est important que l’ensemble des collaborateurs puissent accéder aux informations afin d’assurer la transparence du projet.

Le marketing du projet est une première étape, le projet doit être nommé et être accompagné d’une identité visuelle propre (logo, charte graphique). La construction d’un plan de communication doit ensuite s’appuyer sur une diversité de support : synchrone (plénière, petit déjeuner, webinaire) et asynchrone (mail, intranet, réseau social d’entreprise, affichage).

La constance de la communication doit être assurée tout au long de ces projets, qui peuvent durer de longs mois :

En officialisant le lancement du projet par une communication globale portée par la Direction, idéalement un édito du (de la) DG dans la première Newsletter.

En mettant à disposition un flux d’informations régulière sur l’intranet en libre accès pour permettre à chacun de suivre le projet en temps réel et en transparence.

En rythmant des actions de communication impactantes aux moments clés du projet, en commençant par les informations sur les accès et les services du bâtiment.

En organisant des visites du site en amont des déménagements pour faciliter l’immersion.

Il est parfois difficile d’atteindre les collaborateurs, pris par une actualité groupe dense et un flot de mails importants. Le relai d’une communauté d’ambassadeurs se révèle indispensable pour assurer la diffusion de la communication en proximité.

(c) Thibaud Poirier pour Parella

On nomme en général une vingtaine d’ambassadeurs afin de couvrir l’ensemble des équipes directement impactées par les déménagements.

Le succès de cette communauté tient à son animation et à la valorisation de ses membres tout au long du projet :

En identifiant et en mettant en valeur les ambassadeurs par une communication dédiée et une information auprès des managers. L’objectif est qu’ils soient bien identifiés au sein de leurs équipes.

En intégrant les ambassadeurs dans une démarche de co-construction. Cela va favoriser leur appropriation du projet et vous permettre de tester certaines propositions. Ils peuvent être impliqués sur la définition des parcours utilisateurs, la conception du fil rouge architectural, la construction des macro et micro zoning, la définition des règles de vie…

En animant régulière la communauté avec des sessions de questions réponses relatives au projet. Il s’agit d’alimenter en continue la communauté. Tout évènement, comme les visites de chantiers ou les démonstrations de services permettent de maintenir active cette dernière.

Ces projets successifs sont l’occasion d’un apprentissage commun pour l’ensemble des parties prenantes : immobilier, services, IT, sécurité, RH, …  Quand ce projet comporte plusieurs étapes successives, il est important de capitaliser sur les apprentissages à chaque étape.

Tout d’abord, voici quelques bonnes pratiques pour structurer votre gestion de projet : 

• Etablir des objectifs de réussite communs du projet et les décliner par chantier
• Consolider un book projet, reprenant les fiches chantiers écrites par chaque pilote, définissant les objectifs, calendrier et moyens mis en œuvre
• Mettre en place un pilotage de projet transversal aux différents chantiers et intégrant l’ensemble des parties prenantes dont les métiers pour assurer la cohésion du projet
• Etablir les différentes instances de projet intégrant des temps de coordination pour débloquer les sujets transverses
• Projeter la charge projet et séquencer les étapes pour lisser la charge et préserver les équipes
• Prévoir des rencontres en présentiel et des moments de convivialité pour souder les équipes
• Organiser des visites sur site afin que chacun s’approprie le bâtiment
• Célébrer les victoires avec les sponsors

(c) Thibaud Poirier pour Parella

Une nouvelle implantation, est l’occasion de tester sur un volume restreint la mise en place de flex office avec une équipe volontaire.

L’expérimentation permet de tester différents items :

• Les modalités de nomadisme : wifi, équipement IT du collaborateur et des espaces collaboratifs
• Les typologies de positions de travail et les casiers, ainsi que les typologies d’espaces collaboratifs
• La mise en place de règles de vie d’équipe et de gestion du présentiel
• La nécessité ou non de la mise en place d’un outil de réservation de poste

Cette expérimentation permet de mieux anticiper votre investissement : si certains équipements informatiques, espaces ou mobiliers s’avèrent peu fonctionnels à l’usage, il sera possible de changer de modèle dans le cas d’une généralisation.

Néanmoins, gardez en tête qu’une expérimentation n’est efficace qu’en donnant le temps nécessaire pour évaluer l’ensemble des aspects, et mettre en place des actions correctrices, soit 6 mois pour un retour d’expérience consolidé. Il repose sur différentes étapes :

• L’information préalable des collaborateurs sur les modalités d’appropriation des modes et espaces de travail
• La mise en place d’une gestion collective (inter-équipe) par les managers
• Le recueil des points d’ajustement auprès des ambassadeurs et des managers
• La diffusion d’un sondage auprès des collaborateurs pour disposer d’une analyse qualitative et quantitative
• La proposition d’un plan d’amélioration, son suivi et sa publication
• L’organisation d’un retour d’expérience consolidé à l’ensemble des parties prenantes : équipe projet, sponsor, manager, RH & représentant du personnel

Ces 9 conseils s’appliquent bien entendu aussi dans le cas d’un passage en multisites définitif.

Ainsi, il existe plusieurs leviers pour réussir une implantation multisite dans un contexte d’occupation temporaire. Il est nécessaire de prendre en compte cette réflexion dès la conception de votre projet et tout au long de son déroulement. Faites-vous accompagner par des experts sur l’ensemble des dimensions du projet :

• Par des experts en transformation et en nouveaux modes de travail, pour vous aider à définir la vision de votre projet et à conduire le changement en impliquant vos collaborateurs.

• Par des experts du marché et de la négociation des baux pour vous permettre de construire sereinement votre stratégie immobilière et de flexibiliser vos engagements locatifs.

• Par des experts des espaces de travail pour designer des espaces sur mesure et proposer une personnalisation de la décoration de vos espaces.

Nos équipes sont à votre disposition pour analyser votre besoin et répondre à vos questions.

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