5 Conseils pour flexibiliser vos engagements locatifs

Savez-vous combien de m² seront nécessaires pour soutenir votre croissance dans 3 ans, 6 ans ou 9 ans ?

Votre entreprise va évoluer, vos besoins aussi.  Flexibiliser vos engagements locatifs est essentiel pour éviter qu’ils ne se révèlent à terme contraignants.

Voici 5 conseils pour vous aider à ajouter de la souplesse dans vos baux.

Louez trop grand et sous-louez votre excédent le temps de vous développer

Pour flexibiliser vos engagements locatifs, nous vous conseillons la location trop grande et la sous-location.   Certaines entreprises font le choix de prendre dès le départ des surfaces plus grandes que nécessaire et d’en sous-louer l’excédent. Et ce, pour plusieurs raisons :

  • Si la sous-location peut représenter un risque financier, celui-ci reste limité dans les secteurs avec un faible taux de vacance (Paris Centre, Paris QCA, etc.).
  • Cette option vous permet d’absorber votre croissance au fil du temps en limitant la charge locative à la surface dont vous avez besoin.
  • Dans des secteurs locatifs demandés et concurrentiels prendre des surfaces importantes peut favoriser votre candidature et éviter notamment au propriétaire qu’il ne divise son immeuble.
  • Si vous optez pour un immeuble entier, dont vous disposerez de manière indépendante, vous gagnerez en facilité de gestion. Vous pourrez également créer des synergies qui viendront booster votre innovation interne en accueillant dans vos locaux des entreprises qui partagent votre vision, à l’instar du corpoworking.
A chaque contexte, sa solution adaptée
Nous avons récemment accompagné l’un de nos clients, acteur majeur de la Tech, dans la prise à bail d’un immeuble de 7 000 m2 dans le QCA. Son besoin initial était de 5 500 m2, aussi pour se positionner face à une concurrence forte sur ces locaux qui répondaient le mieux à leurs besoins, nous avons négocié une clause permettant de sous-louer jusqu’à 40% à des sociétés tierces sans validation préalable du bailleur, qui lui permet d’ajuster ses besoins de surface. Notre client a fait le choix de prendre le risque de la sous-location, risque qui s’est avéré payant.

Ajoutez une possibilité de sortie supplémentaire aux échéances 3/6/9 habituelles

Les échéances des baux ne sont pas toujours adaptées aux étapes stratégiques de votre entreprise. Pour limiter les contraintes et pouvoir déménager sans attendre, il est possible de négocier une ou plusieurs possibilités de sortie dans son bail, en plus des échéances habituelles (soit 3, 6 et 9 ans).

Selon le secteur géographique et le rapport de force entre bailleurs et preneurs, une indemnité de départ est usuellement demandée. Elle est généralement calculée au prorata des mesures d’accompagnement obtenues en début de bail. Bien les négocier est donc essentiel.

Vous pouvez également penser le flex ready, c’est à dire dès le début de votre phase de travaux concevoir des aménagements facilitant la mise en place d’une organisation en flex office, qui pourra être déployé en cours de vie du bail sans réaliser de travaux complémentaires. Dans le contexte actuel, cet accompagnement est de plus en plus demandé par nos clients.

Négociez la possibilité de restituer ou prendre des m² supplémentaires en cours de bail

En cours de bail, il est intéressant de pouvoir augmenter ou restituer des surfaces en cas de forte variation de vos effectifs et de vos besoins.

Intégrer la possibilité de réduire vos m² entre deux échéances peut vous apporter une réelle flexibilité.

En cas de croissance inattendue, nous vous conseillons de prévoir un droit de préférence sur les surfaces venant à se libérer dans l’immeuble. Cela vous permettra d’être prioritaire par rapport à un dossier de candidature extérieur à l’immeuble.

A chaque contexte, sa solution adaptée
Pour accompagner plusieurs de nos clients (industrie et fonds d’investissement) avec des enjeux de croissance externe à moyen terme, nous avons inclus dans les négociations un droit de préférence. Cela a permis de leur offrir la possibilité, en cours de bail, de prendre des surfaces complémentaires, au sein de leur ensemble immobilier, en cas de libération par un tiers.

Pour un engagement plus court, privilégiez les baux dérogatoires ou les sous-locations

Si la durée ferme minimale d’un bail classique (3 ans) vous parait trop longue, sachez que d’autres solutions permettent un engagement plus court.

Les baux dérogatoires ou encore les sous-locations sont parfois proposées pour 1 ou 2 ans. Nous vous recommandons d’étudier ces options.

Mais attention, aménager des locaux pour pouvoir y travailler dans de bonnes conditions à un coût et celui-ci doit être pris en compte en rapport avec cette faible durée d’engagement.

A chaque contexte, sa solution adaptée
Nous avons récemment accompagné l’un de nos clients dans le secteur du conseil dans le cadre de la session de l’une des activités de leur groupe. Pour permettre à l’entité concernée de prendre le temps de construire sa nouvelle stratégie d’entreprise et d’anticiper ses besoins de croissance à plus long terme et de déterminer sa croissance, l’option d’un bail de sous-location de 2 ans a été privilégiée dans des locaux plug and play après avoir comparé les différentes possibilités.

Pour flexibiliser encore plus vos engagement locatifs, optez pour du coworking

Si nos précédents conseils ne vous apportent pas suffisamment de flexibilité, le coworking est une option à envisager. En vous affranchissant des périodes de conception-réalisation de travaux, vous pouvez ainsi accélérer votre emménagement.

Une fois dans les locaux, la flexibilité s’offre à vous dans les deux sens :

  • Si vos besoins se réduisent, il est possible de les libérer avec des préavis courts (généralement 1 mois).
  • Si au contraire vous vous développez, il est facile de prendre plus de postes de travail ou d’espaces dans le site.

Cette flexibilité a bien entendu un coût, les espaces de coworking étant, dans la durée, plus chers que les bureaux en bail classique.

A chaque contexte, sa solution adaptée
En cas de timing serré, cette option peut avoir un véritable avantage. C’est le cas pour l’un de nos clients dont le siège était réparti sur deux bâtiments. Devant être évincé de l’un des sites par son propriétaire, il était devenu urgent de déménager les équipes rapidement. L’un des sites ayant fait l’objet d’une éviction de la part du propriétaire, un enjeu de délai nécessitait un re positionnement rapide. Nous avons conseillé notre client sur une offre de co-working adaptée, le temps d’accompagner le groupe sur la définition et la mise en œuvre de son nouveau projet de siège réunifié.

Au 1er trimestre 2022, les opérateurs de coworking ont retrouvé leur rôle moteur, représentant 10 % de l’ensemble des volumes placés dans la capitale et même 14 % dans le Quartier Central des Affaires Parisien (QCA) soit un poids de 4% des surfaces louées dans ce secteur.

La flexibilité est un besoin croissant des entreprises, dans un contexte économique et sociétal mouvant.
Il est nécessaire de le prendre en compte dès les premières réflexions de votre projet. Le marché immobilier tertiaire évoluant constamment, les rapports de force entre bailleurs et locataires ne sont pas les mêmes partout. Vous faire conseiller et accompagner par des experts du marché, des espaces de travail et de la négociation des baux vous permet de mener votre projet plus efficacement et sereinement.
Notre équipe Real Estate Services est à votre disposition pour analyser votre situation, vos besoins spécifiques et répondre à vos questions.

Notre article vous a plu ? N’hésitez pas à consulter celui sur les besoins de surface.