Evolution des modes de travail :
Où en est le Secteur Public ?

En novembre dernier nous avons interrogé 300 dirigeants et 500 salariés (dont 160 agents du secteur public) sur l’évolution des modes et espaces de travail.

Le 02 février, nous avons invité les acteurs du Secteur Public à découvrir les résultats de cette enquête menée par l’institut CSA Research pour Parella lors d’une table ronde avec les retours d’expérience très complémentaires d’Anne Archambault directrice du projet Post Lumière pour le Ministère de l’Intérieur et Fabienne Chol, DRH du Conseil Régional d’Ile de France.

Voici les retours et apprentissages issus de ces échanges :

Le retour au bureau n’est pas un problème…
à condition d’y mettre les formes

Les chiffres de notre baromètre contrastent avec le discours ambiant. Moins de 10% des dirigeants estiment avoir des difficultés à faire revenir les agents au bureau. Et 77% des agents affirment aimer revenir au bureau.

Oui, les agents aiment revenir au bureau. Le constat est partagé par la salle mais le propos est rapidement modéré : 2 à 3 jours par semaine seulement et pas dans n’importe quelles conditions !

Les Parisiens seraient plus difficiles à convaincre sur ce point, notamment pour les sites les moins centraux.

Quel retour d’expérience de nos invitées sur ce sujet ?

Focus sur la sécurité sanitaire post covid au ministère de l’intérieur. Sur son précédent poste de sous-directrice des affaires immobilières du ministère, Anne Archambault a ainsi établi un guide du retour au bureau, et communiqué sur les mesures de prévention, comme le nettoyage renforcé. Pourtant, bien que cette peur soit désormais derrière nous, il faut tout de même donner des raisons aux agents de revenir.

Nouveaux modes de travail : où en est le Secteur Public ?

Côté Conseil Régional d’IDF, le télétravail a été mis en place dès 2018 dans le cadre du rassemblement des agents sur Saint Ouen. Un travail de fond a permis d’accompagner la transformation : management à distance, suppression des bureaux individuels. Les agents y ont gagné une reprise de contrôle de leur agenda et un meilleur équilibre pro/perso.

Fabienne Chol explique que grâce à cette anticipation, le départ en full télétravail des agents lors du confinement a été un non-sujet. En revanche les collaborateurs ont été plus réticents au retour sur site à la suite du premier confinement.

Une véritable réflexion a été menée pour les y encourager suite au second confinement. Paniers de confiserie, communication dédiée, décoration des locaux, renfort de la restauration… Pari gagné !

Les projets de déménagement… quelle concertation des agents ?

La localisation et l’accessibilité restent le critère numéro 1 pour les dirigeants (57%) comme pour les agents (46%).

Cela nécessite une anticipation de l’évolution des réseaux de transports et de la mutation des territoires. A l’instar de la future implantation du ministère de l’Intérieur à Saint-Denis, qui bénéficiera du futur hub Pleyel avec pas moins de 4 lignes de métro.

Au regard des impacts sur leurs trajets, la question se pose du degré de concertation des agents sur le choix d’un site.

Nos invités ont bien voulu partager quelques initiatives qui démontrent cette tendance de fond participative :

  • L’information en amont sur le lancement de la réflexion et l’étude des besoins / temps de transport
  • La formation de comités représentatifs pour la construction des critères de choix
  • L’écoute des collaborateurs dans une démarche participative et la mise en place d’échanges avec les organisations syndicales
  • La présélection de site conformes aux critères financiers et la proposition d’un vote sur 3 sites aux représentants

Baromètre : Où en est le Secteur Public

Mais comment intégrer cette concertation dans un processus déjà complexe notamment pour les services de l’Etat, où de nombreuses parties prenantes interviennent sur le choix d’une implantation ?

Doriane Bettinger, notre directrice People & Transformation, évoquait une priorisation de la gestion des préoccupations des collaborateurs. Sur la base de la pyramide de Maslow, il est indispensable de résoudre d’abord les sujets de base que sont l’accès au site, la restauration et l’assurance de trouver un/son poste de travail. Les sujets des nouveaux modes de travail et des services complémentaires sont abordés une fois que ces sujets n’en sont plus un.

Des enjeux en réponses aux attentes des collaborateurs

Image, Bien-être, Performance, Recrutement quel enjeu vous semble le plus prioritaire quand on parle des espaces de travail ? C’est la question que nous avons posée à notre audience.

Il ne s’agit-il peut-être pas d’un choix mais plus d’une progressivité dans la construction du projet :

  • L’Image reste fondamentale dans le choix des locaux, notamment au niveau institutionnel
  • Le Bien-être, intégrant le temps de transport et les services, pour mieux répondre aux besoins des agents sur leur nouveau site
  • La Performance pour définir les façons de mieux travailler ensemble
  • Le Recrutement car vos nouveaux locaux vont devenir un critère de choix

Une démarche indispensable pour construire une nouvelle culture administrative, de plus en plus portée par les DRH. Et l’occasion d’impulser la transformation des modes de travail, sur la base des retours des groupes de travail et des échanges avec les organisations syndicales.

Ce qui nous amène à la question des attentes des agents, notamment servicielles. Il ressort de notre baromètre que les attentes sont élevées et encore peu servies.
Mais faut-il implanter une salle de sport ou proposer un abonnement dans un réseau de salles ? La salle de sieste demandée sera-t-elle vraiment utilisée ?
Pour cela une phase d’immersion et d’analyse des parcours est indispensable afin de challenger ces propositions et comprendre les usages pour définir un service adapté à votre contexte et vos populations.

Nouveaux modes de travail : où en est le Secteur Public ?

La question du développement du télétravail et du flex office

Nos invités ont été nombreux à partager des initiatives de déploiement du flex office

Expérimental, partiel, sur volontariat : différentes formules sont à l’étude. La bonne idée étant de coupler les réflexions télétravail / flex office dans une conception globale de l’environnement de travail.

Reprenons pour illustration l’exemple de la Région Ile de France, avec un mantra flexibilité, liberté, autonomie expliqué par Fabienne Chol :

  • Les agents gardent une certaine flexibilité dans l’application du télétravail, avec des jours flottants.
  • Tous les agents sont libres de réserver les salles de réunion qui sont nombreuses et de toutes tailles : 222 salles pour 1080 postes de travail !
  • Quant à l’autonomie, le « chef » a disparu pour prendre la forme d’un encadrant, d’un manager, d’un accompagnant …

Et le futur du bureau ?

On retiendra 3 axes sur cette réflexion pour le Secteur Public :

  • Consolider le collectif : favoriser cette envie d’être ensemble, dans une phase post présentiel en définissant des rituels et créant les occasions de rencontre
  • Poursuivre l’hybridation : multiplier les usages possibles des différents espaces (le restaurant devient une salle de réunion) et déployer le flex office
  • S’intégrer au territoire local : proposer des services sur site et à proximité et intégrer dans les locaux des incubateurs pour rapprocher les agents du terrain.
Je veux échanger sur mes enjeux