Nombreux sont aujourd’hui les français contraints de travailler depuis chez eux, sans forcément y être préparés. Un exercice pas toujours évident à réaliser : Comment gérer sa concentration, son temps, l’éloignement avec ses collègues? Quels outils privilégier? Comment s’organiser et trouver un fonctionnement qui permette de télétravailler au mieux depuis chez soi dans les semaines à venir? Découvrez 6 conseils pour travailler efficacement depuis votre domicile! 

Conseil n°1 : Définir et s’aménager un espace de travail 

Travailler chez soi est difficile, surtout si l’on travaille dans un lieu non prévu à cet effet. Autant que vous le pouvez, évitez le lit ou le canapé. Privilégiez un bureau ou une table, dans un endroit suffisamment éclairé et au calme. L’objectif est d’aménager un espace dédié exclusivement au travail. Même petit, même pas très confortable, c’est essentiel pour le mental de pouvoir quitter son lieu de travail le soir et d’avoir une séparation, même symbolique, entre le travail et la maison.

Dans l’idéal, essayez d’installer un poste de travail ergonomique en suivant les conseils du schéma ci-dessous. Si vous en avez la possibilité, positionnez votre bureau perpendiculairement à une fenêtre.

Conseil n°2 : S’imposer une discipline

Pas simple de garder le rythme quand on travaille à la maison. Pour rester efficace, on met son réveil, on s’habille, on s’impose des horaires et on fait des pauses!

Il est nécessaire d’organiser sa journée de la même manière qu’au bureau, pause déjeuner comprise :

• Faire une to-do list  des choses que l’on souhaite réaliser dans la journée​.
• Se fixer des horaires : début et fin de journée, heure du repas. Ne pas déjeuner devant son ordinateur, prévoir une heure de pause déjeuner comme on le ferait au travail. Prendre du temps pour soi!  
• Faire une pause de 15 minutes toutes les 2 heures hors du poste de travail.
• Changer de position toutes les 20 minutes pour accroître la circulation sanguine​.
• Faire un feed-back régulier à son manager pour le tenir informé de l’évolution de son travail (le rythme de ce feed-back dépendra de la typologie et du niveau d’autonomie du collaborateur : journalier, hebdomadaire, bimensuel, etc.).
• Savoir refermer ses dossiers le soir, ranger son ordinateur et son téléphone professionnel à la fin de sa journée de travail.

Note : Il est important de se mettre d’accord sur la méthode/les outils de suivi des travaux avec son/ses supérieur(s) et ses collègues. Un bon management passe par la confiance, mais qui n’exclut pas le contrôle. 

Conseil n°3 :  Adopter les bons outils pour collaborer à distance 

Aujourd’hui des outils très performants « tout en un » permettent de collaborer  efficacement à distance​.​

• Microsoft Teams, Google G Suite, Slack : Pour la collaboration en équipe (forum d’équipe, visio ou audioconférence, messagerie instantanée, dossiers partagés permettant la  co-édition). Appropriez-vous l’outil proposé par votre entreprise si vous en avez un.  ​
• Klaxoon : Pour le brainstorming et l’animation de réunion à distance (brainstorm post-it, votes, sondages).
• iObeya, Trello : Pour mettre en place un management visuel d’équipe intégrant un suivi des tâches, un suivi des indicateurs.

Conseil n°4 : Rester joignable et participer aux réunions à distance 

En période de télétravail longue durée, il est recommandé de privilégier les interactions en visioconférence afin de bénéficier aussi de la communication non verbale et maintenir le lien social entre collaborateurs. Pensez à être présentable (d’où la règle n°2, s’imposer une discipline !) et évitez les photos gênantes en arrière-plan. Préférez les fonds unis.

Grâce aux outils digitaux (téléphones, mails, messagerie instantanée, visio,  audioconférence, etc.) vous devez pouvoir : ​

• Communiquer avec vos collègues et votre hiérarchie​
• Participer à des réunions à distance​

Note : Rester en contact avec ses collègues est primordial, non seulement sur le plan organisationnel, mais aussi pour rester motivé. Le travail à distance peut être éprouvant sur le plan psychologique car il y a peu d’interactions sociales. Si d’éventuelles difficultés venaient à être rencontrées comme par exemple une activité difficilement réalisable à distance, ou des problèmes informatiques, il faut faire remonter l’information. 

Conseil n°5 : Appliquer les bonnes pratiques pour une audio ou visioconférence efficace

Si vous êtes en charge de préparer et d’animer la réunion :

• Fixez l’objectif et le timing de la réunion, rythmez la et distribuez la parole si vous avez beaucoup de participants.
• Mettez le lien ou les codes de connexion dans l’invitation Outlook.
• Pour arbitrer un sujet, faites un sondage en direct soit via un outil dédié comme Klaxoon ou Polly, soit via un vote sur un forum de discussion partagé, soit par oral avec un tour de table.

Si vous êtes participant :

• Soyez ponctuel.
• Mettez votre micro sur muet lorsque vous ne prenez pas la parole et veillez à être dans un environnement calme.
• S’il y a beaucoup de participants, posez vos questions sur un forum de discussion partagé, demandez la parole avant de parler par exemple en utilisant un code qui aura été partagé en début de réunion sur le forum ou via un système intégré à votre outil d’audio ou visioconférence.
• Dans le cadre d’une visioconférence, cadrez la caméra de sorte que l’on voit votre torse et vos bras. Cela permettra à vos interlocuteurs de bénéficier de votre communication non verbale.

Conseil n°6 : Séparer vie privée et vie professionnelle 

C’est certainement la règle la plus difficile en cette période de confinement. Le télétravail brouille les frontières entre vie privée et professionnelle. Pour rester concentré, il est conseillé de ne pas trop changer ses habitudes (on met le réveil, on s’habille, …). Pour les parents, il faut optimiser les moments disponibles (quand son enfant fait la sieste ou regarde un film par exemple). S’ils sont plus grands, tentez l’expérience télétravail en famille ou sinon alternez le temps de surveillance avec votre partenaire. Si vous le pouvez, télétravaillez dans une autre pièce que la leur et n’hésitez pas à porter des bouchons d’oreilles !