Tips and more – Bien définir son besoin de surface

Vous prévoyez de déménager, cherchez vos premiers locaux ou ceux d’un de vos établissements ? Vous avez certainement déjà une vague idée de la surface dont vous avez besoin. Mais êtes-vous certain d’avoir pensé à tout ?

Nous partageons avec vous 5 règles d’or pour vous y aider.

1 – Avoir une vision claire et partagée des objectifs et enjeux du projet.

Chaque projet est unique car lié à un contexte particulier. L’entreprise a-t-elle un enjeu financier la contraignant à réduire ses dépenses ? L’enjeu prioritaire est-il l’attraction et la rétention des talents ? Le projet s’inscrit-il dans un projet de transformation plus profonde de l’entreprise incluant l’organisation et les modes de travail ?

Il est également important de mesurer les risques du projet, comme le départ de certains collaborateurs, une perte d’efficacité opérationnelle, une démotivation des managers.

Il est surtout capital que la vision soit la même et partagée par tout le COMEX. Il est parfois nécessaire et bénéfique de prévoir des ateliers d’acculturation ou des visites inspirantes (learning expeditions).

2 – Bien connaître votre point de départ

Avant de définir ce dont vous aurez besoin demain, il est indispensable d’avoir une vision claire des surfaces occupées à date, de leurs usages, et du niveau de satisfaction de vos collaborateurs.
Faire intervenir un architecte dès cette étape pour relever vos ratios d’aménagement actuels permet de mieux se projeter demain : nombre de bureaux individuels, d’espaces de réunion, densité des espaces, … Sans oublier de se benchmarker par rapport aux standards du marché et à la concurrence.

3 – Anticiper la croissance de vos effectifs sur plusieurs années

L’exercice est difficile mais capital. Puisque vous vous engagez sur un bail de plusieurs années et que vous allez faire des choix structurants d’aménagement, il faut essayer d’avoir la vision la plus juste possible du nombre de personnes amenées à venir au bureau.
Une des difficultés tient notamment à n’oublier personne ! Les profils sont nombreux. Au-delà des collaborateurs attachés au site concerné, il faut prévoir le passage des collègues d’autres sites, la présence de prestataires, de free-lance, les stagiaires et alternants plus ou moins nombreux selon les périodes. Peut-être votre activité vous amène-t-elle à recevoir de nombreux clients. Peut-être envisagez-vous d’héberger des startups.

4 – Prendre en compte vos modes de travail

La généralisation du télétravail et la mise en place d’un modèle hybride dans la plupart des entreprises posent de plus en plus la question du passage en flex office. Mais encore une fois, chaque entreprise est spécifique. La part des effectifs concernés par le télétravail, le nombre de jours autorisé, le choix éventuel d’un jour pivot où tout le monde est au bureau…sont autant d’éléments qui ont un impact direct sur la surface et les types d’espaces nécessaires.
Aujourd’hui plus de la moitié des entreprises déclarent être passées en flex office ou avoir l’intention de l’adopter, et en moyenne les espaces offrent un ratio de 0,6 poste de travail par salarié. Mais attention, moins de postes de travail ne veut pas forcément dire moins de surface. Il faut en général plus d’espaces de collaboration, de concentration et de convivialité.

5 – Penser à toutes les surfaces !

Viennent tout de suite à l’esprit les espaces de travail qui seront utilisés quotidiennement par les collaborateurs. Mais les autres ne doivent pas être négligés ni sous-estimés.

• N’oubliez pas ceux qui peuvent vous sembler secondaires comme les espaces d’archivage, de stockage, de reprographie, les desk IT, les salles serveurs
• Ne sous estimez pas la surface à dédier aux espaces qui contribueront au retour au bureau de vos salariés et à leur bien-être, à travers une expérience collaborateur de qualité : working cafés, corpoworking, salle de sieste, salle de sport, médiathèque, pitch room…

Une prise à bail est un engagement long sur lequel vous ne souhaitez pas vous tromper, ni dans un sens ni dans l’autre. Sous-estimer votre besoin de surface nuira au confort et à l’efficacité opérationnelle de vos équipes. Le sur-estimer entrainera un surcoût inutile et la frustration qui va avec.
Si toutefois cela devait arriver, pas de panique ! Des solutions existent mais qui doivent se prévoir dès la prise à bail. En effet, le niveau de flexibilité de vos engagements fait partie des leviers de négociation avec votre propriétaire.

Nous reviendrons en détail sur ce sujet dans un prochain épisode !

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