Pour une bonne expérience collaborateur au bureau

Les nouveaux modes de travail et les nouvelles aspirations des collaborateurs rebattent les cartes de l’immobilier des entreprises accélérant le besoin de transformation des espaces de travail dits « traditionnels » vers des environnements plus agiles et connectés. Comment optimiser au mieux cette transition vers des espaces plus conviviaux et efficients, notamment en flex office ? Comment engager et accompagner les collaborateurs pour qu’ils adoptent ces lieux et ces manières de travailler ? Rencontre avec Ludovic Legendre, associé «People & Transformation» chez Parella

Fabienne Broucaret : Contrairement à ce que certains pensaient à la suite du premier confinement, le bureau n’est pas mort ! Au contraire, votre enquête montre que la crise du Covid-19 lui a redonné une place centrale et a entraîné des réaménagements…

Ludovic Legendre : Oui, un des enseignements principaux de notre enquête est que 91 % des organisations interrogées ont un projet immobilier ou y pensent : il peut s’agir de réaménagements ou carrément d’un déménagement. On assiste à un vrai foisonnement des demandes ! Ensuite, pour 76 % des sondés, le siège a toujours aujourd’hui un rôle important. Il doit être le reflet de l’ADN de l’entreprise.

F.B. Une bonne expérience au bureau, c’est quoi ?

L.L. Le critère numéro 1, c’est le bien-être des collaborateurs. Cela demande de proposer des services adaptés qui rendront le siège attractif. Beaucoup d’entreprises s’inspirent ainsi des codes du coworking. On disait auparavant qu’on devait se sentir au bureau comme à la maison. Aujourd’hui, on doit s’y sentir encore mieux ! Ensuite, les espaces doivent faciliter les interactions et les temps de respiration. Cela demande de raisonner en termes d’usages pour un parcours occupant optimal. Enfin, la bonne expérience collaborateur au bureau passe désormais par un management adapté au modèle hybride.

F.B. Il y a une tendance qui prend de l’ampleur, c’est le flex office. Constatez-vous encore des réticences ?

L.L. D’après notre enquête, une entreprise sur trois est déjà en flex office, et 40% y pensent. C’est énorme comparé à il y a encore quelques années. Je remarque encore trois réticences : tout d’abord la peur que le flex office déshumanise le travail. Or, si la personnalisation individuelle du bureau disparaît, elle est remplacée par une personnalisation collective avec des photos d’équipes, des souvenirs marquants… Ensuite, la crainte de ne pas avoir de place si on n’arrive pas tôt au bureau. Si un tel problème existe, c’est que l’aménagement est raté ! En flex office, il y a certes moins de postes de travail, mais plus de places assises alternatives : dans un lounge, sur un canapé, à la cafet’, dans des salles de réunions… L’erreur serait de réduire le nombre de postes sans prévoir d’autres espaces de travail, collaboratifs notamment. Enfin, le bureau est encore parfois vu comme un élément statutaire. Or, le flex office doit concerner tout le monde, Comex et dirigeants inclus ! L’exemplarité est importante sinon cela accroît les réticences.

F.B. Comment réussir à ce que les collaborateurs s’approprient vraiment les espaces de travail ?

L.L. La réflexion sur les usages, pour qu’ils répondent aux besoins des collaborateurs, est un premier aspect clé. Quelle tâche pour quel espace ? Ensuite, il est essentiel de lisser la présence pour éviter des lieux vides et d’autres suroccupés. Les bureaux doivent être un lieu de vie animé et dynamique. Enfin, les collaborateurs doivent être impliqués dans la personnalisation des bureaux : on les embarque ainsi dans l’histoire et ils deviennent des ambassadeurs. On ne les sollicite pas seulement pour choisir la couleur de la moquette !

Un projet de transformation des espaces de travail est un vrai projet participatif.

Propos recueillis par Fabienne Broucaret, rédactrice en chef de My Happy Job by Moodwork dans le cadre du hors série N°13 sur le bureau du futur.

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