Comment gérer les pics de présence au bureau ?

Jeudi 25 novembre 2021 se déroulait la restitution des résultats du Baromètre Parella 2021.

Cette année, plus de 500 personnes ont été interrogées dans le cadre de la 5ème édition de notre enquête annuelle sur les nouveaux modes et espaces de travail. Parmi elles : dirigeants, employés et jeunes collaborateurs.

A l’issue de la présentation, des questions ont été posées. Nous revenons dessus en 3 articles.
Pour le deuxième article de cette série, nous revenons sur votre interrogation relative à la gestion des pics de présence.

Comment gérer les pics de présence dans les locaux ?
Quels différents leviers permettent de lisser la présence des collaborateurs au bureau tout au long de la semaine ?

Comment gérer les pics de présence au bureau ?

Depuis les confinements à répétitions et le télétravail imposé, on observe un fort désir des collaborateurs à revenir au bureau. Entre contraintes sanitaires, nouvelles chartes de télétravail et consignes changeantes du gouvernement, il est parfois complexe d’organiser la présence au bureau des collaborateurs. Le télétravail constitue depuis deux ans maintenant la variable d’ajustement et un gain en termes de flexibilité et de bien-être au travail. Cependant, fixer un cadre trop rigide à sa pratique peut être contreproductif et contraignant.

A l’échelle des équipes, il est possible de mettre en place une ou plusieurs journées dites repères ou totem, durant lesquelles les membres de l’équipe se retrouvent au bureau, pour une réunion ou un café d’équipe.

Cette pratique permet aux collaborateurs appartenant à une même équipe d’être assurés de se voir et assure de retrouver, ces jours-là, les échanges informels et la transmission d’informations à la volée, phénomènes raréfiés du fait du télétravail.

Afin de lisser les journées repères de chaque équipe tout au long de la semaine, il est crucial que les managers d’équipes se coordonnent entre eux. Ainsi, la présence des différentes équipes est échelonnée sur plusieurs jours et le phénomène de pic de présence est amoindri. Il est possible par exemple que les communautés de managers fassent un point tous les 3 mois pour répartir leurs rituels d’équipe les uns en fonction des autres pour la période à venir. Une des externalités positive de ce fonctionnement est que le prétexte de l’organisation de la présence sur site est une porte d’entrée à la rencontre et à la collaboration des managers de toute l’entreprise.

Bureaux

Si ces premières pistes fonctionnent très bien, il existe une tendance générale à pratiquer le télétravail le mercredi et le vendredi, laissant ainsi les bureaux vides et inexploités. Pour éventuellement pallier le vide des bureaux ces jours-là, il est possible d’organiser des évènements à l’échelle de l’entreprise, comme des petits déjeuners par exemple. Ils viennent ponctuer la semaine, encouragent la communication informelle et la sérendipité.

En outre, il est recommandé d’attirer les collaborateurs les jours creux, en les séduisant par des manœuvres non obligatoires, plutôt que de les contraindre par un cadre strict. Cette démarche, plus positive, est largement appréciée.

Plus fondamentalement, ce fonctionnement nous invite à repenser les instances pour lesquelles la présence physique des collaborateurs est réellement nécessaire : les moments d’échanges privilégiés comme les entretiens annuels et les séances de brainstorming par exemple, perdent grandement en efficacité à distance. D’un point de vue pratique, cette réflexion permet de mieux dimensionner les besoins en termes de salles de réunion, matériel visio etc…

Ces sujets sont à l’appréciation de chaque équipe pour leur bon fonctionnement et en adoptant naturellement un regard très immobilier.

Un autre regard, pourrait apporter des conclusions différentes mais il s’agit ici de voir comment maximiser la valeur d’espaces qui sont souvent le deuxième poste de coût de l’entreprise.

Toute l’analyse du Baromètre Parella 2021 ici !