Quelle est la durée d’un passage en flex-office ?

Jeudi 25 novembre 2021 se déroulait la restitution des résultats du Baromètre Parella 2021.

Cette année, plus de 500 personnes ont été interrogées dans le cadre de cette 5ème édition de notre enquête annuelle sur les nouveaux modes et espaces de travail. Parmi elles : dirigeants, employés et jeunes collaborateurs.

A l’issue de la présentation, des questions ont été posées. Nous revenons dessus en 3 articles.

Pour commencer, vous nous avez interrogés sur la durée d’un projet de passage en flex-office.

Combien de temps dure un projet de passage en flex-office ?

Parella propose des phases d’étude de projets qui ont une durée de deux à trois mois. Notre méthodologie repose sur 4 grandes étapes complémentaires. La compréhension de votre contexte, la co-construction de votre stratégie immobilière et la traduction de votre ambition dans vos futurs espaces.

1. S’imprégner de votre histoire, votre organisation, vos méthodes et environnements de travail et de vos ambitions pour l’avenir (entretiens avec des personnes clef, visite de site(s), élaboration et administration d’un questionnaire, analyse documentaire complémentaire, …).

Cette étape de cadrage constitue la base de notre réflexion. Elle permet de comprendre vos ambitions, votre fonctionnement, le degré de maturité de l’organisation quant aux nouveaux modes de travail, ainsi que d’appréhender les résistances des différentes parties prenantes.

A l’issue de cette étape, nous livrons nos premières recommandations.

2. Coconstruire votre stratégie immobilière sur la base de notre analyse des profils métiers et de vos usages. Nous réalisons des entretiens avec les équipes, recueillons les besoins et nous partageons les ressentis autour de l’évolution des modes de travail. Cette réflexion porte, entre autres, sur l’expérience collaborateurs, visiteurs, les usages, les typologies d’espaces et les besoins spécifiques des différents métiers.

3. Traduire notre analyse en grands principes directeurs d’aménagement et, enfin, réaliser les plans et des visuels immersifs en illustration.

A l’issue de ces trois étapes, nous proposons plusieurs scénarios, chacun impliquant un degré de transformation différent. Après cette première phase d’étude de trois mois, vous êtes en mesure de pouvoir lancer le projet à condition d’arbitrer rapidement en faveur de l’un des scénarios. Cependant, sur un certain nombre de projet, un temps d’appropriation et des itérations peuvent se révéler nécessaires, cela dépend de la maturité de votre organisation vis-à-vis des changements envisagés.

4. Les travaux démarrent après le choix du scénario. Leur durée peut aller de trois mois à un an, en fonction de leur ampleur et du degré de transformation nécessaire du scénario choisi.

Au cours de cette étape, des contraintes peuvent apparaître. Les aspects techniques des bâtiments/locaux (CVC, éclairage), les commandes et l’installation du mobilier ou encore la réalisation de travaux, impliquent des délais variables et des parties prenantes diverses.

Attention, les coûts des travaux sont souvent sous-estimés. Nous recommandons généralement, à minima, de mettre en place des casiers et d’aménager des espaces collaboratifs car telle est l’attente des collaborateurs qui souhaitent un bureau “mieux qu’à la maison”.

Des leviers d’accélération de la mise en place du projet peuvent être actionnés. Parmi ces accélérateurs possibles : le télétravail. Sa mise en place, constitue un exemple de facteur clé de succès pour la réalisation rapide des projets. Le télétravail permet entre autres d’éviter d’avoir à louer des surfaces complémentaires ou de créer des zones tampons au fil de l’avancement du projet.

Auteur : Floriane Giacometti