Une des grandes particularités du bail commercial est qu’il offre un cadre qui permet à chaque partie, de rediscuter des conditions juridiques et financières, ou d’envisager un déménagement, à différents moments de la vie du bail. Il peut s’agir de fenêtres triennales, dans le cadre d’un 3/6/9, ou de toute autre fenêtre, en fonction de la durée ferme de l’engagement.

Par ailleurs, le bail restant un contrat entre deux parties, il est toujours possible de négocier de gré à gré un accord sans attendre les échéances contractuelles.

Au préalable de toute réflexion, il est primordial d’identifier les enjeux et risques de votre projet. Qu’en est-il d’un point de vue financier, attractivité et/ou rétention des talents, efficacité opérationnelle ou croissance future des effectifs ?

Une fois vos enjeux identifiés et anticipés il est important de réaliser un audit de votre situation. Celui-ci pourra se décliner sous plusieurs formes :

1. Juridique
2. Organisationnel : votre occupation et vos besoins futurs
3. Financier

• Bureaux individuels ou bureaux partagés
• Espaces fermés ou espaces ouverts ?
• Bureaux attitrés ou non attitrés (flex office) ?
• Espaces de réunion formels ou informels ?
• Ping-pong ou sieste ?

Suite à la définition de vos besoins, les surfaces dont vous disposez sont-elles :

• En ligne avec vos besoins ?
• Trop petites par rapport à vos besoins ?
• Trop grandes par rapport à vos besoins ?

Définir le nombre de m² nécessaires est une étape clé. En effet, elle permet de s’assurer d’avoir anticipé l’ensemble des besoins en termes d’espace. Elle sert également d’assiette au calcul du loyer.

Voir article : Bien définir son besoin de surface 

Afin de benchmarker les coûts immobiliers, et de définir quels pourraient être les coûts futurs, nous réalisons pour nos clients des études de marché (indicateurs statistiques, offres, transactions). Ces dernières permettent d’objectiver les loyers et les mesures d’accompagnement négociables.

Les données doivent vous permettre de vous projeter dans différentes zones et typologies d’immeubles dans lesquels il sera envisageable de déménager ou de se maintenir le cas échéant.

L’adéquation ou non des coûts projetés, par rapport au coût prévisionnel budgété que vous pourrez assumer, permet de valider les différents scénarios, dont le scénario préférentiel.

Le marché immobilier de bureaux en IDF au T4 2022, Source Immostat

Que vous souhaitiez rester ou déménager, il est impératif de réaliser un benchmark, à la suite de la définition du cahier des charges, et dans le cadre de la mise en œuvre de la stratégie immobilière précédemment définie, afin que vos visites n’en soient que plus pertinentes.

Dans ce cas, sur la base de visites, vous pourrez choisir les immeubles sur lesquels vous souhaiterez vous positionner, et négocier, avant de n’en choisir qu’un, et de trouver un nouvel accord contractuel.

Focus  sur le marché locatif des bureaux en Péri-Défense, Source Immostat

Accompagner la croissance grâce à une extension

Suite à la réalisation d’une opération de croissance externe, un client a demandé l’intégration sous le même toit de deux nouvelles entités, de manière à pouvoir créer des synergies, et une culture d’entreprise commune entre ses équipes.

Parella a ainsi négocié la prise à bail de surfaces complémentaires au sein du même immeuble. Par ailleurs cela a été l’occasion de renégocier de manière anticipée le bail en cours. Ainsi les équipes de la nouvelle entité ont été intégrées en capitalisant sur l’implantation existante du siège.

Maintien sur site avec renégociation

Occupant un site légèrement surdimensionné par rapport à ses besoins, un de nos clients s’est interrogé, à l’occasion d’une échéance triennale, sur la possibilité d’un déménagement dans un immeuble répondant à l’évolution de ses besoins.

Pour l’aider dans sa réflexion, un tour de marché exhaustif a été réalisé. Face à la hausse des loyers parisiens qui impliquait une relocalisation sur une zone moins centrale, pour un loyer équivalent, Parella a négocié un réengagement de bail sur son site actuel permettant ainsi de pérenniser sa localisation et de conserver son attractivité. En complément Parella a accompagné le client dans la mise en place de leviers permettant d’optimiser les surfaces sous utilisées.

Déménagement avec diminution de surface

Avec l’évolution des prix et face à la rareté de l’offre, de nombreuses entreprises ont dû se résoudre à quitter le centre de Paris.

Offres illustratives, La Défense

Déménagement avec extension

Pour répondre à ses enjeux de croissance et de budget, une société d’investissement étatique, a transféré son siège établi dans le 2ème arrondissement de Paris, vers le 17ème. Une recherche effectuée par les équipes Parella a permis de négocier un nouveau siège lui permettant de respecter un budget serré, tout en répondant à son ambition d’extension à venir.

Maintien sur site ou déménagement, tout dépend de votre stratégie et de vos besoins. Il est primordial de bien identifier ces derniers pour apporter la réponse qui accompagnera le mieux vos futures évolutions. Etre accompagné d’un professionnel indépendant des propriétaires et expert du marché, vous permettra d’obtenir les meilleures conditions de négociation.

Les experts Parella Real Estate Services sont à votre disposition pour répondre à vos questions et tirer le meilleur parti de vos engagements à venir.

Suivez-nous sur Linkedin pour bénéficier des prochains articles, entre décryptage et regard marchés de nos experts.

Source

Immostat